Mengelola Persyaratan Keuangan Hibah Anda
Jika Anda adalah penerima hibah CEPF, langkah terpenting dalam persiapan mengelola persyaratan keuangan terkait proyek Anda adalah meninjau perjanjian hibah Anda. (Jika Anda seorang pelamar, Anda dapat meninjau versi templat perjanjian.)
Dalam Lampiran 1 perjanjian Anda, Anda akan menemukan kegiatan proyek dan anggaran yang disetujui oleh CEPF. Dana kami hanya dapat digunakan untuk kegiatan dan lingkup proyek yang disetujui.
Di bawah ini Anda akan menemukan informasi dan sumber daya tambahan untuk membantu Anda menavigasi persyaratan CEPF. Mempersiapkan sekarang bagaimana Anda mengatur dokumentasi pendukung akan membantu Anda dalam jangka panjang!
- Tautan ke seri video orientasi penerima hibah
- Templat untuk laporan Anda mungkin perlu mengirimkan
- Bimbingan pada prosedur pengadaan
- Apa yang perlu Anda ketahui sub-kontrak dan sub-hibah
- Pertanyaan yang sering diajukan
Kami tahu ini mungkin terasa berat, tapi jangan panik. Kami di sini untuk membantu! Manajer hibah Anda selalu siap menjawab pertanyaan Anda.
Kursus Pelatihan Online
Hanya untuk penerima hibah besar. Jika Anda adalah penerima hibah kecil, tanyakan kepada tim pelaksana regional Anda tentang persyaratannya.
CEPF telah mengembangkan seri video untuk membantu penerima hibah memahami persyaratan keuangan hibah mereka. Siapapun dari organisasi Anda yang terlibat dalam pengelolaan keuangan hibah dan/atau pelaksanaan kegiatan proyek yang didanai oleh CEPF harus menonton video yang dapat diakses di YouTube melalui tautan di bawah.
Seri Video Orientasi Penerima Hibah
Setelah Anda menonton videonya, Anda perlu mengikuti kuis untuk menguji pengetahuan Anda tentang peraturan dan regulasi CEPF. CEPF tidak akan memberikan pembayaran tambahan kepada organisasi Anda sampai setidaknya satu orang dari tim proyek Anda menyelesaikan pelatihan ini dan lulus kuis di akhir.
Kami mendorong Anda untuk meninjau kembali video-video ini selama masa hibah jika Anda memiliki pertanyaan spesifik tentang suatu subjek. Jika Anda tidak dapat menemukan jawaban atas pertanyaan Anda, silakan hubungi manajer hibah Anda.
Kuis Orientasi Penerima Hibah
Klik di sini untuk mengikuti Kuis online.
Template Laporan
Templat untuk laporan umum dan pelacakan pengeluaran umum dapat ditemukan di bawah. Jika organisasi Anda telah menetapkan prosedur dan persyaratan dokumentasi, Anda dapat terus menggunakannya, asalkan prosedur tersebut menyertakan informasi yang diperlukan.
Laporan Transaksi Terperinci
Laporan transaksi terperinci—juga dikenal sebagai laporan transaksi buku besar—adalah spreadsheet Excel yang melacak biaya yang dikeluarkan proyek CEPF Anda untuk periode pelaporan tertentu. Ini mendukung laporan keuangan yang diserahkan oleh penerima hibah besar melalui ConservationGrants dengan mencantumkan rincian setiap pengeluaran yang dikeluarkan selama periode pelaporan.
Laporan rinci transaksi jatuh tempo bersamaan dengan laporan keuangan. Jadwal umumnya adalah triwulanan dengan laporan jatuh tempo 30 hari setelah akhir triwulan pada tanggal 30 April, 31 Juli, 31 Oktober, dan 31 Januari. Beberapa hibah akan mengikuti jadwal berbeda sebagaimana dirinci dalam perjanjian hibah mereka.
Jika organisasi Anda memiliki sistem akuntansi otomatis, Anda akan membuat laporan melalui sistem tersebut. Melacak informasi secara manual juga baik-baik saja.
Apakah Anda menggunakan sistem akuntansi otomatis atau manual, laporan harus diserahkan dalam spreadsheet Excel. Setiap transaksi harus mencakup hal-hal berikut:
- Tanggal faktur
- Tanggal pembayaran
- Kategori pengeluaran utama CEPF (dapat ditemukan di laporan keuangan online Anda)
- Penerima pembayaran
- Deskripsi biaya
- Nilai tukar yang digunakan (jika Anda tidak mengelola proyek Anda dalam dolar AS)
Jika membantu, Anda dapat memilih untuk menggunakan salah satu template CEPF di bawah ini.
Formulir Pelepasan Aset
Absen
Sesuai dengan perjanjian hibah CEPF, Anda diharuskan untuk mencatat waktu aktual yang dihabiskan staf di organisasi Anda untuk mengerjakan hibah CEPF. Perkiraan waktu, atau biaya waktu staf berdasarkan anggaran, tidak akan disetujui. Jika ada anggota staf yang bekerja paruh waktu pada proyek CEPF, daftar waktu mereka harus mencakup semua donor proyek lain tempat mereka bekerja juga.
Di bawah ini ada empat templat, yang boleh Anda gunakan atau modifikasi. Anda juga dapat menggunakan formulir Anda sendiri, asalkan berisi informasi yang sama.
- Bahasa Inggris, Contoh 1 (Excel - 415 KB)
- Bahasa Inggris, Contoh 2 (Excel - 48 KB)
- Bahasa Inggris, Contoh 3 (Excel - 247 KB)
- Bahasa Inggris, Contoh 4 (Excel - 50 KB)
- Perancis, Contoh 1 (Excel - 22 KB)
- Spanyol, Contoh 1 (Excel - 16 KB)
Buku Catatan Kendaraan
Buku catatan kendaraan digunakan untuk melacak penggunaan bahan bakar dan pemeliharaan kendaraan yang digunakan untuk hibah CEPF. Buku catatan kendaraan harus mencakup:
- Tanggal perjalanan
- Lokasi awal dan akhir
- Memulai dan mengakhiri pembacaan odometer
- Jarak tempuh
- Alasan perjalanan itu
- Tanda tangan wisatawan
- nama pengemudi
Di bawah ini ada tiga templat, yang boleh Anda gunakan atau modifikasi. Anda juga dapat menggunakan formulir Anda sendiri, asalkan berisi informasi yang sama.
- Bahasa Inggris, Contoh 1 (Excel - 57 KB)
- Bahasa Inggris, Contoh 2 (Excel - 18 KB)
- Bahasa Inggris, Contoh 3 (Excel - 18 KB)
Sub-Kontrak dan Sub-Hibah (Ketentuan Aliran Turun)
Jika Anda memiliki sub-kontrak (yaitu konsultan) dan/atau sub-hibah dalam anggaran Anda, Anda perlu membuat perjanjian yang mengikat secara hukum dengan orang atau organisasi tersebut. Sub-kontraktor dan sub-penerima hibah diharuskan mematuhi syarat dan ketentuan yang sama seperti yang ditentukan dalam perjanjian hibah CEPF.
Kami meminta agar perjanjian ini mencakup ketentuan turunan CEPF, pernyataan integritas, dan kode etik. Anda dapat menemukan klausul-klausul ini dalam perjanjian hibah Anda. Klausul-klausul tersebut memuat kalimat "Penerima hibah dengan ini secara tegas mengikatkan diri untuk memasukkan ketentuan ini dalam semua subkontrak dan subhibah yang diterbitkan berdasarkan Perjanjian ini." Silakan hubungi manajer hibah Anda untuk mendapatkan salinan klausul-klausul yang diperlukan.
Sebelum menerbitkan sub-hibah atau sub-kontrak apa pun yang menggunakan dana dari CEPF, penerima hibah harus menyaring sub-penerima hibah dan penyedia layanannya serta menyimpan hasil penyaringan sebagai bagian dari dokumentasi pendukung hibah. Minimal, penerima hibah CEPF harus memverifikasi identitas hukum sub-penerima hibah dan penyedia layanan dan menyaring nama-nama yang diverifikasi tersebut, termasuk nama anggota badan pengelola masing-masing dan staf proyek, berdasarkan daftar berikut:
- Departemen Keuangan AS – Daftar Warga Negara yang Ditunjuk Khusus dan Orang yang Diblokir (SDN).
- Daftar Konsolidasi Dewan Keamanan PBB
- Daftar Sanksi Uni Eropa
- Kementerian Ekonomi Perancis
Hanya untuk penerima dana Pemerintah Kanada:
- Daftar Kitab Undang-Undang Hukum Pidana Kanada
- Peraturan Pelaksanaan Resolusi Perserikatan Bangsa-Bangsa tentang Penindasan Terorisme (RIUNRST)
Kebijakan Pengadaan
Sebelum membeli barang atau jasa apa pun dengan dana CEPF, tinjau dengan saksama Perjanjian Hibah Anda. Perhatikan baik-baik Bagian "Penggunaan Dana dan Sumber Daya" dan "Pengadaan Barang dan Jasa" serta Lampiran 2 (kebijakan pengadaan).
Setelah Anda memahami kebijakan pengadaan, tinjau anggaran proposal Anda dan identifikasi bersama tim Anda semua biaya layanan atau peralatan yang sama dengan atau lebih besar dari US$10,000. Jika tidak disetujui selama fase proposal, atau diketahui namanya sebelum kontrak, hal-hal ini akan memerlukan persetujuan, jadi rencanakan waktu yang cukup untuk mengikuti prosedur pengadaan yang tepat.
Untuk panduan langkah demi langkah mengenai pengadaan, kami menyarankan Anda menggunakan pedoman pengadaan barang atau jasa, yang mencakup templat di bawah ini, yang dapat Anda sesuaikan dan gunakan.
Barang dan jasa
Panduan Pengadaan
- Inggris (Excel - 23 KB)
- Perancis (Excel - 31 KB)
- Indonesia (Excel - 23 KB)
- Portugis (Excel - 31 KB)
- Rusia (Excel - 29 KB)
- Spanyol (Excel - 23 KB)
Pernyataan Integritas AFD
- Inggris (Kata - 31 KB)
- Perancis (PDF - 146 KB)
- Portugis (Kata - 33 KB)
- Rusia (Kata - 29 KB)
- Spanyol (Kata - 28 KB)
Matriks Perbandingan Tawaran
- Inggris (Excel - 20 KB)
- Perancis (Excel - 20 KB)
- Indonesia (Excel - 20 KB)
- Portugis (Excel - 20 KB)
- Rusia (Excel 12 KB)
- Spanyol (Excel - 12 KB)
Purchase Order
- Inggris (Kata - 474 KB)
- Perancis (Kata - 27 KB)
- Indonesia (Kata - 18 KB)
- Portugis (Kata - 26 KB)
- Rusia (Kata - 18 KB)
- Spanyol (Kata - 17 KB)
Permintaan Kutipan
- Inggris (Kata - 48 KB)
- Perancis (Kata - 36 KB)
- Indonesia (Kata - 35 KB)
- Portugis (Kata - 35 KB)
- Rusia (Excel - 27 KB)
- Spanyol (Excel - 25 KB)
Permintaan Proposal
- Inggris (Kata - 90 KB)
- Perancis (Kata - 64 KB)
- Indonesia (Kata - 66 KB)
- Portugis (Kata - 63 KB)
- Rusia (Kata - 54 KB)
- Spanyol (Kata - 52 KB)
Jika proses pengadaan tidak dilakukan dengan benar, CEPF mungkin tidak akan menyetujui pengeluaran Anda. Oleh karena itu, silakan hubungi Manajer Hibah Anda untuk membantu membimbing Anda sebelum memulai proses. Anda juga dapat merujuk pada diagram di bawah ini.
- Proses Pengadaan Peralatan, Bahasa Inggris (PDF - 73 KB)
- Proses Pengadaan Jasa, Bahasa Inggris (PDF - 118 KB)
Templat Justifikasi Sumber Tunggal
Pembelian barang dan jasa yang setara atau melebihi US$10,000 harus melalui proses penawaran (dijelaskan di atas). Namun, dalam beberapa kasus luar biasa, pembelian ini hanya dapat dilakukan dari sumber tertentu. Dalam kasus yang jarang terjadi di mana proses kompetitif tidak memungkinkan, pengeluaran Anda harus disetujui secara tertulis oleh CEPF sebelum pembelian. Anda perlu mengirimkan justifikasi kepada CEPF untuk pemilihan sumber tunggal menggunakan templat di bawah ini.
Harap diingat bahwa kegagalan untuk mendapatkan persetujuan tertulis sebelum membeli suatu barang atau jasa berdasarkan pemilihan sumber tunggal akan mengakibatkan pernyataan penolakan.
- Inggris (Kata - 48 KB)
- Perancis (Kata - 35 KB)
- Indonesia (Kata - 35 KB)
- Portugis (Kata - 35 KB)
- Rusia (Excel - 27 KB)
- Spanyol (Excel - 25 KB)
Templat Audit Proyek
- Inggris (Kata - 35 KB)
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pengadaan
Apakah kita perlu memilih penawaran yang termurah dari ketiga penawaran tersebut, atau bisakah kita memberikan pembenaran berdasarkan faktor lain?
CEPF mengharapkan Anda untuk memilih penawaran terbaik dalam hal kualitas dan harga; tidak harus yang termurah. Kami mempercayai penilaian Anda. Harap simpan alasan keputusan Anda dalam arsip.
Apakah cukup meminta tiga penawaran harga, atau apakah saya perlu mendapatkan tiga penawaran harga?
Anda perlu mendapatkan setidaknya tiga penawaran harga. Kami menyarankan Anda meminta setidaknya lima penawaran untuk memastikan Anda mendapatkan minimal tiga penawaran relevan yang diperlukan.
Saya ingin menandatangani lebih dari satu perjanjian konsultasi berdasarkan hibah CEPF yang sama dengan konsultan yang sama. Apakah itu diperbolehkan?
Ya, namun penugasan, ruang lingkup pekerjaan, dan jangka waktu pelaksanaan tidak boleh tumpang tindih.
Sebagai tindak lanjut dari pertanyaan di atas, jika saya menandatangani lebih dari satu kontrak dengan konsultan yang sama di bawah satu hibah CEPF dan setiap kontrak bernilai kurang dari US$5,000-namun total jumlah gabungan yang diberikan kepada konsultan sama dengan atau lebih besar dari US$5,000-apa yang harus saya lakukan?
Dalam situasi ini, Anda perlu mendapatkan setidaknya tiga penawaran untuk layanan yang diperlukan sebelum Anda membuat perjanjian yang mengikat secara hukum dengan konsultan yang dipilih.
Pelaporan
Apakah saya akan menerima tanggapan dari CEPF bahwa laporan saya telah diserahkan (selain tanggapan otomatis ConservationGrants)?
Anda hanya akan menerima konfirmasi otomatis. Manajer hibah dan/atau direktur hibah Anda akan menindaklanjuti jika diperlukan informasi tambahan atau revisi.
Bisakah saya kembali melihat laporan yang disampaikan dan memperbaikinya jika periode pelaporan telah lewat?
Tidak. Harap selalu memperbaiki laporan yang lalu dengan menyertakan koreksi atau klarifikasi pada laporan saat ini. Setelah laporan disetujui, laporan dikunci untuk diedit.
Apakah ada format khusus untuk pelaporan (keuangan dan kinerja)?
Ya, pelaporan hibah dalam jumlah besar dilakukan melalui ConservationGrants. Setelah hibah Anda aktif, Anda akan dapat mengakses jadwal pelaporan Anda melalui informasi login yang sama yang Anda gunakan untuk mengembangkan proposal proyek Anda.
Laporan keuangan
Bagaimana cara saya meminta pembayaran?
Untuk pembayaran awal Anda, CEPF akan mengeluarkan jumlah yang ditentukan dalam perjanjian hibah Anda berdasarkan arus kas awal yang Anda setujui di bagian yang disebut “pembayaran” setelah menerima perjanjian hibah yang Anda tandatangani. Pembayaran selanjutnya akan dilakukan sesuai dengan bagian “pembayaran” dalam perjanjian hibah dengan menggunakan kotak perkiraan pengeluaran dalam laporan keuangan Anda.
Bagaimana pembayaran saya dihitung?
Di setiap laporan keuangan Anda, terdapat kotak “proyeksi pengeluaran” untuk memasukkan perkiraan jumlah pengeluaran Anda dalam beberapa bulan ke depan. Penerima hibah yang diwajibkan membuat laporan triwulanan harus memperkirakan pengeluaran untuk lima bulan berikutnya; mereka yang memiliki laporan bulanan harus memperkirakan selama tiga bulan. Dengan informasi ini, sistem akan menghitung pembayaran Anda berdasarkan apa yang Anda sampaikan kepada kami bahwa Anda membutuhkannya serta jumlah yang masih Anda miliki di rekening bank Anda. CEPF mempunyai hak untuk mengurangi jumlah ini sebelum melepaskan pembayaran.
Apakah CEPF perlu melihat semua kuitansi asli?
Selalu simpan yang asli dalam arsip, namun Anda tidak perlu mengirimkannya ke CEPF bersama laporan Anda kecuali jika diwajibkan oleh perjanjian hibah atau manajer hibah Anda. Jika tanda terima diminta atau diperlukan, salinannya boleh-boleh saja. Dokumen asli harus disediakan kepada CEPF selama kunjungan lapangan atau audit.
Bagaimana cara saya mengelola nilai tukar pengeluaran hibah CEPF saya?
Kami menyarankan Anda menggunakan nilai tukar yang sama dengan saat Anda menerima pembayaran terakhir. Anda juga dapat mengikuti kebijakan organisasi Anda mengenai perlakuan terhadap nilai tukar, asalkan metode yang Anda gunakan tetap konsisten sepanjang jangka waktu hibah dan bahwa Anda menukarkan dana pada nilai tukar terbaik yang tersedia yang diizinkan oleh undang-undang dan peraturan yang berlaku.
Dapatkah saya mentransfer dana antar lini anggaran (misalnya furnitur ke peralatan) dan dalam lini anggaran (misalnya penerbangan ke akomodasi)?
Anda dapat mentransfer dana dari item baris biaya langsung hingga 15 persen dari jumlah total hibah Anda. Selain itu, termasuk revisi item biaya dukungan manajemen, Anda perlu meminta persetujuan dari direktur hibah Anda, dan CEPF perlu memproses amandemennya.
Apa yang terjadi dengan dana yang tersisa dalam anggaran saya dari tahun ke tahun?
Dana yang tidak terpakai dari tahun sebelumnya otomatis terbawa ke tahun berjalan. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan suatu aktivitas dalam satu periode, Anda tidak akan kehilangan dana tersebut dan akan dapat membelanjakan uang tersebut pada periode berikutnya. Pastikan untuk mengomunikasikan penundaan apa pun pada rencana proyek Anda kepada direktur hibah Anda.
Jika saya dikenakan biaya bank, di mana saya harus mencatatnya?
Catat biaya bank di baris anggaran “Biaya Bank dan Asuransi”.
Ketika saya mengeluarkan dana kurang dari yang direncanakan untuk kegiatan tertentu, apakah saya boleh membelanjakan dana tersebut untuk kegiatan lain, atau merancang kegiatan baru yang sejalan dengan tujuan proyek saya?
Anda dapat mentransfer dana dari item baris biaya langsung hingga 15 persen dari jumlah total hibah Anda. Jika dana yang ditransfer mewakili lebih dari 15 persen, Anda perlu meminta persetujuan dari direktur hibah Anda.
Jika disetujui, perubahan akan diproses. Harap memberitahu direktur hibah Anda jika Anda ingin menggunakan dana untuk kegiatan baru untuk memastikan bahwa hal tersebut tidak memerlukan perubahan pada kerangka log proyek.
Apakah mungkin untuk menggunakan dana hibah untuk pengeluaran luar biasa yang berkaitan dengan proyek namun tidak direncanakan sebagai bagian dari proposal dan rencana kerja?
Semua dana hibah harus digunakan untuk kegiatan dan anggaran yang disetujui dalam perjanjian hibah Anda. Jika Anda ingin menggunakan dana CEPF untuk kegiatan yang awalnya tidak direncanakan, Anda memerlukan persetujuan CEPF sebelum memulai kegiatan baru tersebut. CEPF akan memberi saran jika diperlukan amandemen terhadap perjanjian hibah Anda.
Audit
Apakah audit saya dijadwalkan pada tanggal yang tepat?
Jika Anda diminta untuk menyerahkan audit kelembagaan berdasarkan hibah Anda, hal tersebut harus diserahkan kepada CEPF dalam waktu 120 hari setelah akhir tahun fiskal organisasi Anda. Jika tanggal jatuh tempo tersebut menyulitkan Anda, silakan hubungi manajer hibah Anda untuk berdiskusi.
Siapa yang memilih auditor?
Jika audit proyek diperlukan, penerima hibah akan memilih perusahaan audit independen, yang kemudian akan disetujui oleh CEPF. Setiap tahun, auditor akan mengevaluasi biaya yang dikeluarkan dan aktivitas yang dilakukan sebagai bagian dari hibah.
Apakah CEPF mempunyai format audit yang lebih disukai?
Untuk audit institusional, CEPF lebih memilih menerima dokumen dalam format PDF. Untuk audit proyek, harap tinjau dan ikuti "ruang lingkup pekerjaan" yang terlampir pada perjanjian hibah Anda.
Apakah audit perlu disertifikasi?
Ya, audit tersebut perlu disertifikasi, artinya harus dilakukan oleh perusahaan audit yang terakreditasi penuh dan independen.
Haruskah audit dilakukan hanya pada akuntabilitas proyek atau pada keseluruhan organisasi?
Hal ini bergantung pada perjanjian hibah Anda, yang harus menentukan “audit proyek” atau “audit organisasi.” Audit proyek hanya akan menguji transaksi yang terkait dengan hibah CEPF, sedangkan audit organisasi akan menguji transaksi pada aktivitas organisasi secara keseluruhan.
Apakah pendanaan tambahan juga harus diaudit, dengan mengetahui bahwa dana tersebut belum tentu dikirimkan melalui rekening proyek kita?
Untuk audit institusi, otomatis mereka harus diuji. Audit proyek tidak boleh mencakup pendanaan bersama.
kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang hal-hal di atas, silakan hubungi Manajer Hibah Anda.
Annie Kaufmann untuk:
- Madagaskar dan Kepulauan Samudera Hindia
Caroline Borek untuk:
- Hutan Pesisir Afrika Timur
- Kepulauan Melanesia Timur
- Hutan Guinea di Afrika Barat
- Cekungan Mediterania
- Pegunungan di Asia Tengah
Kristen Lopez untuk:
- Andes Tropis
Gabriela Benito untuk:
- Respons Cepat untuk Krisis Konservasi
Mihanta Bakoliarimisa untuk:
-Madagaskar dan Kepulauan Samudra Hindia
Priscila Oliveira untuk:
- Kepulauan Karibia
- Tertutup
- Wallacea
Somalia Samonn untuk:
- Indo-Burma
Halaman ini dibuat untuk membantu penerima hibah CEPF menavigasi persyaratan keuangan hibah mereka. Jika Anda mempunyai masukan mengenai kegunaan dan kejelasan informasi di atas, silakan kirimkan ke cepf@cepf.net. Terima kasih!